Mit jedem Audit, jedem Mitarbeiter und jedem Seminar steigt die Komplexität. Mitte vergangenen Jahres stellte Melanie Geldhauser fest, dass sie mit einfachen Excel-Listen die Übersicht verlor, und fand eine professionelle Lösung: „Das Programm ist viel genauer und transparenter.“ Beispielsweise bekommt die 29-jährige Betriebswirtschaftlerin mit Studienschwerpunkt Personal eine Vorwarnung, wenn die Pflichtschulung eines Mitarbeiters abläuft. Der Datensatz ist nach dem Ampelsystem dann orange gefärbt, und zwar 90 Tage bevor die Qualifizierung erlischt – so hat sie den Ablauf ihren Bedürfnissen angepasst, denn mit Schichtbetrieb, Urlaub und arbeitsintensiveren Aktionen benötigen die Angestellten einen größeren zeitlichen Vorlauf. Die Personalerin informiert die Betreffenden dann über mehrere Termine für die notwendigen Seminare.
Insgesamt bietet die Personalabteilung von Jermi jährlich 120 Seminare an. Rund 85 Prozent der Maßnahmen decken die 16 hausinternen Dozenten ab. Für spezielle Themen wie den Ausbilderschein, Kesselwartung oder Sprinkleranlagen sind externe Dozenten gefragt. Momentan geht es Melanie Geldhauser darum, die Arbeitsabläufe für die Pflichtschulungen neu zu strukturieren. Künftig sollen nämlich die Abteilungen die erfolgreichen Qualifizierungen selbst eintragen. Dazu muss sie den Kollegen die wichtigsten Funktionen der Software beibringen. Davon erhofft sie sich eine zusätzliche zeitliche Entlastung. Und genau damit leistet die HR-Abteilung ihren unternehmensinternen Beitrag, wie Mitarbeiter sich schrittweise mit digitalen Prozessen auseinandersetzen müssen.