Ausschuss: Papierlose Ratsarbeit ab 2019 / Gesamtkonzept soll erarbeitet werden
Weg vom Papier, hin zur elektronischen Datenübermittlung: Die Stadt will ein Konzept zur schrittweisen Digitalisierung der Verwaltungsarbeit auf allen Ebenen, auch im Bürgerservice erarbeiten. Schon im kommenden Jahr soll für die Ratsarbeit eine entsprechende App eingeführt und die neugewählten Gemeinderäte sollen mit neuen Endgeräten ausgestattet werden.
Von Jasmin Soltani
Weil am Rhein. Die Digitalisierung der Stadtverwaltung zu forcieren, geht auf einen Antrag der CDU-Fraktion zurück. Sie hatte die Einrichtung eines Bürgerportals und eines umfassenden Ratspor-tals ebenso gefordert, wie das Angebot von Intranet und Internet im gesamten Rathaus. Des Weiteren auf der Liste: der Ersatz von Papierakten durch E-Akten und eine verwaltungsinterne wie auch nach außen hin elektronische Korrespondenz.
Was umgesetzt wurde
Die Verwaltung hat schon einige Schritte hin zur Digitalisierung unternommen, wie Hauptamtsleiterin Annette Huber dem Kultur-, Sport- und Verwaltungsausschuss darlegte. Dazu gehören das Online-Portal „Little Bird“ für die Anmeldung in einem Kindergarten oder die Online-Ausleihe in der Stadtbibliothek. Auch Bewerbungen bei der Stadt sowie Arbeitsvergaben funktionieren online. Es existiert ein städtisches Mitarbeiterportal, und auf der Homepage der Stadt können über das Bürgerinfoportal alle Informationen und Unterlagen zu den öffentlichen Sitzungen des Gemeinderats und der Ausschüsse eingesehen werden. Einiges getan hat sich auch im Bereich öffentliches W-Lan (siehe weiteren Artikel).
Tablets für künftige Räte
Als nächstes vorgesehen ist nun die papierlose Arbeit des künftigen Gemeinderats, der im Mai 2019 gewählt wird. Über eine App, deren Lizenz bereits beschafft ist, und über entsprechende Endgeräte könnten die Räte mit Arbeitsbeginn ab dem Sommer alle Sitzungsunterlagen herunterladen. Für die Tablets sind 30 000 Euro veranschlagt.
Umstellung auf E-Akten
Eine schwierige Umstellung bedeute die Einführung eines Systems zum elektronischen Dokumentenmanagement, erläuterte Huber. Die klassische Aktenführung in Papierform könne nur nach und nach abgelöst werden. Der Start ist für nächstes Jahr im Hauptamt geplant – Kostenpunkt 25 000 Euro im Jahr 2019. Drei Möglichkeiten hat die Verwaltung getestet und sich für ein benutzerfreundliches und auch vom Rechenzentrum genutztes System entschieden. Die Einführung in der gesamten Verwaltung mit rund 200 Arbeitsplätzen dürfte nicht unter 155 000 Euro liegen.
Als Bürgerportal will die Stadt das „Service-BW“-Portal des Landes nutzen (siehe weiteren Artikel).
Neue Personalstelle
Das Anforderungsprofil für ein gesamthaftes Konzept zur Digitalisierung aller Bereiche der Stadt soll sich in einem Erfahrungsaustausch mit dem Städtetag und anderen Kommunen herauskristallisieren. Dann will die Stadt einen Experten mit ins Boot holen. Und weil die Digitalisierung mit immensen Auswirkungen verbunden sein wird, könnte in der Verwaltung auch eine zusätzliche Stelle notwendig werden.
Der Ausschuss stimmte einhellig für die Vorgehensweise der Stadt. Einig war man sich auch, dass der Aufwand, der für die Digitalisierung und ihre Umsetzung erforderlich sein wird, nicht abgeschätzt werden kann. Deshalb hielt es Eugen Katzenstein (Freie Wähler) für richtig, bereits andernorts erprobte Standardprozesse „nicht selbst zu erfinden“. Er bezweifelte wie andere Ratskollegen, dass 155 000 Euro für die E-Akten ausreichen werden.
„Fortschritt kostet Geld“, resümierte Oberbürgermeister Wolfgang Dietz und betonte, dass die Digitalisierung ein langwieriger Prozess sein werde. Auf Anfrage von Eva-Maria Bozenhardt (CDU) betonte er zudem, dass es für lange Zeit ein Nebeneinander von Papier und Digitalem geben werde – auch weil Bürger nicht gezwungen werden könnten, „Techniken zu beherrschen und entsprechende Geräte zu besitzen“.
Im Sinne künftiger Stadt- und Kreisräte wünschte Wolfgang Roth-Greiner (FDP) kompatible Systeme für die digitale Ratsarbeit, damit Mandatsträger nicht mit mehreren Tablets ausgerüstet werden müssten.
