Reiserichtlinien variieren von Unternehmen zu Unternehmen
'Wer Berufseinsteiger ist oder zum ersten Mal für eine bestimmte Firma verreist, sollte sich mit der Reiserichtlinie des Arbeitgebers vertraut machen', sagt René Zymni, Vice President Commercial Central Europe des auf Dienstreisen spezialisierten Unternehmens BCD Travel. Diese Richtlinie regelt die Planung, Abwicklung und Erstattung von Reiseleistungen. Dazu gehören Reisegenehmigungsverfahren, Vorgaben über zu nutzende Fluggesellschaften oder ein Höchstbetrag für die Hotelübernachtung. 'Wie weit der Spielraum ist, kann je nach Unternehmenspolitik und der Größe des Arbeitgebers variieren', so Zymni. 'Soweit es die Richtlinien zulassen, können Beschäftigte zum Beispiel Einfluss auf die Wahl des Hotels nehmen.' Das sei nicht überall möglich. Denn Großunternehmen versuchten über präzise Regelungen die Buchung bestimmter Hotels zu forcieren und so Kosten zu sparen. 'Welche Beschäftigten die Businessclass für welche Strecken buchen dürfen, kann sehr voneinander abweichen. Manche Unternehmen handhaben dies flexibel, andere haben striktere Vorschriften', berichtet Zymni.
Dirk Gerdom, Präsident des Verbandes Deutsches Reisemanagement, empfiehlt bei Unklarheiten, sich an den zuständigen Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung der Firma zu wenden. Auch die betreuenden Reisebüros seien gute Ansprechpartner. 'Am besten erkundigen sich Reisende im Vorfeld. Denn wer sich nicht an die Regeln hält, kann Probleme bei der Erstattung bekommen', betont Gerdom. Sich an die Richtlinie eines Unternehmens zu halten, ist in der Praxis oft unkompliziert. Das weiß Oliver Wihofszki aus eigener Erfahrung. Der 46-Jährige arbeitet in der Kommunikationsabteilung der Daimler AG: 'Wir haben ein Online-Buchungssystem. Das System berücksichtigt die Reiserichtlinien automatisch.' Für Wihofszki sind Dienstreisen Alltag. Er verschwendet nicht viel Zeit für ihre Planung und die Kostenerstattung. 'Unser Travel-Service-Center unterstützt bei der Reise, sowohl bei der Buchung als auch bei der Abrechnung der Reisekosten. Das ist alles ganz unkompliziert.' Das Geld, das er dabei für Taxis, öffentliche Verkehrsmittel oder Hotels auslegt, ist nach kurzer Zeit auf seinem Konto.